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　　OA是集成的辦公環(huán)境

　　辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。我國的OA經(jīng)過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品。現(xiàn)在，辦公自動化到底要解決什么問題呢？我們說，辦公自動化就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。具體來說，主要實(shí)現(xiàn)下面七個方面的功能：

　　(一)建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

　　(二)建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。

　　(三)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

　　（四）實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動化。可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

　　（五）輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

　　（六）信息集成。我們每一個單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

　　（七）實(shí)現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
　　OA的這些功能也就規(guī)定了它的存在范疇。OA是使政府和企業(yè)的辦公自動化并輔助工作人員辦公。國內(nèi)實(shí)現(xiàn)辦公自動化應(yīng)用軟件在短短10多年時間內(nèi)，已經(jīng)經(jīng)歷了三個發(fā)展階段，實(shí)現(xiàn)了兩個革命性的飛躍。

　　第一代OA
　　從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。

　　第二代OA
　　從20世紀(jì)90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的面世，以及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實(shí)現(xiàn)了工作流程自動化，收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。

　　第三代OA
　　隨著21世紀(jì)知識經(jīng)濟(jì)時代的來臨，知識成為經(jīng)濟(jì)增長和社會發(fā)展及企業(yè)成長的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業(yè)與政府信息化建設(shè)的核心。對知識前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)開始提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)。與前兩代相比，第三代OA是集信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。它把現(xiàn)有的“決策支持系統(tǒng)”發(fā)展為“決策智能系統(tǒng)”，并以知識管理為核心，提供了豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機(jī)制，確保使用者能夠隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向單位現(xiàn)有知識學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的被動地位轉(zhuǎn)向主動，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高企業(yè)與機(jī)關(guān)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。可以說，第三代OA是一個幫助用戶從“如何做”轉(zhuǎn)到“知道如何做”的過程。

　　電子政務(wù)與OA

　　電子政務(wù)基于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用主要包含：政府部門內(nèi)部的電子化辦公；政府各部門之間以及與金融、電力等重要營運(yùn)部門之間通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的信息共享和實(shí)時通信；政府部門與民眾之間通過網(wǎng)絡(luò)的雙向信息交流。
　　政府電子化辦公（OA）包括：第一，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息共享、內(nèi)部資源整合、內(nèi)部決策支持；第二，對外提供公眾服務(wù)方面，只要是當(dāng)前政府應(yīng)該做的事情，電子政務(wù)都應(yīng)該涵蓋，像網(wǎng)上工商、網(wǎng)上稅務(wù)、網(wǎng)上社保等。概括起來，網(wǎng)上業(yè)務(wù)的模式應(yīng)包括G to B、G to C和G to G。所以，電子政務(wù)的第一方面是OA的范疇。第二方面，像網(wǎng)上工商、網(wǎng)上稅務(wù)、網(wǎng)上社保等具體業(yè)務(wù)就不屬于它的范疇了。由此可見，OA是電子政務(wù)的主要內(nèi)容之一。
　　與OA相關(guān)的信息技術(shù)包括Web應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫、全文信息檢索、數(shù)據(jù)倉庫與挖掘分析、網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)據(jù)通信、安全技術(shù)等。這就需要建立OA處理流程的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使數(shù)據(jù)交換和業(yè)務(wù)自動處理能夠在異構(gòu)平臺中實(shí)現(xiàn)，做到靈活、有效、多元化的信息流管理。電子政務(wù)同樣需要這些技術(shù)的支持。所以O(shè)A為電子政務(wù)建立了應(yīng)用平臺，OA是電子政務(wù)的基礎(chǔ)。

　　企業(yè)信息化與OA

　　在網(wǎng)絡(luò)時代里，企業(yè)的管理重點(diǎn)已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而“辦公”實(shí)際上又是通過單位內(nèi)部人與人、人與部門、部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來實(shí)現(xiàn)單位整體目標(biāo)的過程。因此，實(shí)現(xiàn)辦公自動化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動化能夠幫助我們對信息流進(jìn)行科學(xué)合理的控制，提高辦公效率。所以O(shè)A是管理信息系統(tǒng)(MIS)的基礎(chǔ)。OA 要從MIS、ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)中提取信息，用于輔助決策。
　　一個理想的企業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)具備以下平臺：
　　企業(yè)通信平臺: 建立本企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。
　　信息發(fā)布平臺: 為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。
　　協(xié)同工作平臺: 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將逐漸縮小，提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。
　　公文流轉(zhuǎn)平臺: 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。
　　日常辦公平臺: 改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公。
　　信息集成平臺: 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨(dú)立的、靜態(tài)的；OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。
　　知識管理平臺：系統(tǒng)性地利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì)。

　　OA的外延應(yīng)與國際接軌

　　雖然伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，出現(xiàn)了電子政務(wù)和電子商務(wù)等新的IT應(yīng)用，但是OA并沒有死亡，它也在發(fā)展。因此，我們不能將OA取代電子商務(wù)，提出所謂的“廣義的OA”，也不應(yīng)把OA看成一成不變。目前在國外延，OA技術(shù)在不斷發(fā)展，OA的新產(chǎn)品層出不窮。因此，我們對OA的內(nèi)含應(yīng)該與國際接軌，同時也使我們對OA有恰當(dāng)?shù)恼J(rèn)識。